وظيفة سكرتيرة تنفيذية

المسمى الوظيفى : سكرتيرية تنفيذية

المكان:  مصر – محافظة قنا

الموعد النهائى لإستلام الطلبات: 1يناير 2019

المجال: تمكين الشباب والشابات من المشاركة وريادة الأعمال.

تقدم التقارير إلى : مدير المشروع

الرمز: SE005

تاريخ المتوقع  لبدء العمل : 1 فبراير 2019

مدة المشروع أو العقد: 18 شهر ( مع إمكانية المدة لفترة اخرى حسب نتائج المشروع)

اللغة: الإنجليزية ( تحدثا وكتابة / ممتاز)

——————————————————–

المسؤوليات

ضمن السلطة المفوضة ، يكون السكرتيرة التنفيذية  مسؤولا عن المهام التالية:

يدير التشغيل اليومي من خلال:

تيسير تدفق الوثائق / الاتصالات / الرسائل في الوقت المناسب من وإلى مدير المشروع ؛ استلام جميع المبالغ الواردة إلى مكتب مدير المشروع ؛ إدارة الوقت بما في ذلك تحديد / ترتيب المواعيد ، ، وتلقي وتوجيه الزوار ، ووضع وفحص المكالمات والرد على الاستفسارات. إجراء اتصالات مع الجهات المانحة ، والمؤسسات الدولية ، والمكاتب الحكومية ، والمنظمات غير الحكومية ، وما إلى ذلك ؛

متابعة تنفيذ المهام من مدير المشروع إلى الموظفين ؛

ترجمة الملفات والتقارير من العربية إلى الإنجليزية و العكس .

الحفاظ على الملف الزمني في جميع المراسلات الصادرة والواردة.

 إجراء ترتيبات السفر بما في ذلك مسار السفر ، والحجز ، والمتطلبات اللوجستية ، ، وجميع المسائل المتعلقة بالبروتوكول والمسائل الإدارية الأخرى ؛

 الحفاظ على اتصالات منتظمة مع مدير المشروع .

تحديث قائمة البريد وجهات الاتصال الأخرى ذات الصلة

المساعدة في إعداد وخدمة المؤتمرات / حلقات العمل / الاجتماعات عن طريق: (1) إقامة اتصال مع المدعوين ؛ (2) متابعة رسائل الدعوة ؛ (3) ضمان إعداد الوثائق وتوزيعها ، إلخ.

المشاركة في تنظيم وإعداد اجتماعات الموظفين

 إعداد وتحديث التقويم المقترح للمؤتمرات والاجتماعات والندوات وورش العمل.

الكفاءات

الاحترافية: القدرة على أداء مجموعة واسعة من الوظائف الإدارية ، على سبيل المثال ، إدارة قواعد البيانات ،العقود. معرفة تطبيقات Microsoft ، بما في ذلك Excel ، وتطبيقات تخطيط موارد المؤسسات مثل Umoja أو تطبيقات SAP مشابهة. المعرفة برصد الوقت الحقيقي على شبكة الإنترنت وتحليلات الأنشطة والعمليات الفنية. القدرة على تطبيق المعرفة بقواعد وأنظمة ENSAN AID الإدارية والمالية المختلفة في مواقف العمل.

العمل الجماعي: يعمل بالتعاون مع الزملاء لتحقيق اهداف المؤسسة.

التعليم

شهادة جامعية متقدمة فى الإدارة أو أى مجال ذو صلة

اللغات

إجادة اللغة الإنجليزية كتابة وتحدثا (نظرا لأن كل التقارير والمراسلات باللغة الإنجليزية)

ترسل السيرة الذاتية محدثه باللغة الإنجليزية والعربية على البريد الإليكترونى:

CVS.ensanaid@gmail.com

مع ضرورة كتابة إسم الوظيفة والكود فى البريد الإليكترونى فى  خانة الموضع

تلتزم مؤسسة إنسان آيد  بتحقيق تنوع في التوظيف من حيث الجنس والثقافة. كل الطلبات سوف تعامل بالسرية التامة.